Samhall - Inkluderande design i praktiken: Ett förbättrat arbetsflöde inom Samhalls textilservice

Hur skapar man arbetsverktyg som inte bara fungerar, utan fungerar för alla? När Samhall ville förbättra arbetsflödena inom sin textilservice så handlade det inte bara om effektivisering. Det handlade om tillgänglighet, delaktighet och att fler ska kunna känna sig trygga i sin arbetsroll. Tillsammans genomförde vi en förstudie där vi testade, kartlade och utvecklade standardiserade lösningar som gör det enklare att göra rätt, oavsett förutsättningar.

Samhalls uppdrag är att skapa meningsfulla arbetstillfällen för personer med funktionsnedsättning. I det här projektet ville de förbättra användarupplevelsen i ett av sina viktigaste system och samtidigt minska fel, stress och kognitiv belastning i arbetsmomenten. Målet var att skapa ett mer inkluderande och hållbart arbetssätt.

Genom användningstester, workshops och iterativt arbete med informationsarkitektur tog vi fram en lösning som kombinerar digitala och fysiska verktyg. Vi utvecklade ett piktogramsystem för registrering och avräkning av tvätt, kompletterat med QR-koder och en tydlig lathund. Resultatet blev en halverad tidsåtgång vid registrering, minskad risk för felskrivningar – och framför allt: ökad tillgänglighet och trygghet i arbetsmomenten.

Piktogrammet gjorde det enklare att förstå och utföra arbetsuppgifterna, även för personer med kognitiv nedsättning eller annat modersmål än svenska. Genom att likna något bekant, som att skanna varor i butik, sänktes tröskeln till det digitala. Lathundarna skapade samsyn mellan olika arbetsmoment och minskade risken för missförstånd.

"Det uppfattades inte som digitalt, och det gjorde det lättare att ta till sig"

Vi började i Kalmar som hade tagit fram en lokal lösning med piktogram. I strävan att förenkla och standardisera arbetssättet togs ett förenklat piktogram fram. Genom observationer, intervjuer och workshops identifierade vi hinder med det förenklade piktogrammet, som att vissa färger saknades i systemet, eller att det var svårt att veta var vissa plagg skulle sorteras in.

Det förenklade piktogrammet påverkade avräkningen av tvätt i slutet av processen, vilket vi visade internt genom att rita upp arbetsflödena. Utifrån insikterna skapade vi en tydligare struktur för piktogrammet och resultatet blev en lösning som passade för medarbetare i hela arbetsflödet.

Vi tog fram en version som passar för både höger- och vänsterhänta och skapade en lathund som förklarar hur man ska tänka när man registrerar tvätten i de olika kategorierna. Det gjorde det lättare att göra rätt, och svårare att göra fel. Det blev också tydligt att det inte bara handlar om teknik, utan om att skapa förutsättningar för medarbetarutveckling och en bättre digital arbetsmiljö.

Förutsättningar för medarbetarutveckling görs dessutom bäst genom att ta fram lösningen tillsammans med medarbetarna.

Utan tjänstedesign och processkartläggning hade lösningen riskerat att suboptimera ett steg i processen medan det gjorde ett senare steg svårare. Genom att utgå från användarnas behov och vardag kunde vi skapa ett system som inte bara fungerar – utan fungerar bättre för fler. Det är så vi skapar verkligt värde.